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企业合同档案的归类管理措施分析

时间:2016-04-23  作者:佚名

摘要:企业合同,是指在相关法律法规和合同法允许的范围内,由委托人和当事人达成的书面协议。企业合同档案作为企业权益的重要保障凭证,不仅能为企业获得某一方面的经济效益,还可保障当事人的合法权益。在企业经营管理中,企业合同档案具有着重要的作用。因此,做好企业合同档案管理工作显得极为重要。该文对企业合同档案的特征、档案集分式归类方法进行阐述,并深入分析合同档案归类管理的注意事项,探究企业合同档案归类管理的有效措施。
论文关键词:合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理,就必须掌握企业合同档案的特征,具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中,合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言,合同以法律形式存在,其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下,又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录,其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程,因此,合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下,会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证,又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此,合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节,必须要在合同法允许的范围内执行,也因此,赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言,合同法均有明确规定。例如,订立合同的形式有3种,包括口头、书面及其他形式;内容方面,对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定;还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式,才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时,一旦丢失某一部分,就失去了合同部分及全部法律效力,难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本,又包括签订前和签订后的任何一个有关材料,例如,签订前的洽谈、招投标,签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等,组成了合同档案,要想确保合同档案的完整性,就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比,一个完备的企业,每年内制定的合同档案相对较多,少则几百件,多则几千件。在这种情况下,要区分两种合同档案的分类方法,从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看,主要是依据科技档案和文书档案进行归类,科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下,既给合同档案的分类整理增加了难度,又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时,要以集分式分类原则为中心,依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类,重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定,适用于企业的有名合同包括:买卖合同,借款合同,运输合同,委托合同,技术合同,承揽合同,供用热力、水、电、气合同,技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同,制定集分式分类表,并在分类表中,将合同档案分类归档,依次为60~69号。

有名合同,又叫作典型合同,是指在法律规定中,确定其规则及名称的合同。无名合同,又叫作非典型合同,是指在法律规定中,未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中,年度、分类号以及件号共同组成档号,年度为签订合同的年份,与合同相对应的具体分类号码为分类号,件号是在相同年度、相同分类号中,按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号,代码用阿拉伯数值0~9标注。例如:2014—62—002,该档号表示2014年度,借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前,企业要安排一个部门,做好办理合同的相关工作,防止出现办理人员和部门相对分散,无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制,并由合同主办部门负责,从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如,将合同分为几大类,同时采用特定符号标记,例如物资类可以采用wj表示。随后依据时间顺序,在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性,一旦制定,无特殊情况,不允许私自更改。采用合同编号排列法,对未移交的合同材料进行保管,从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前,由合同主办部门统一负责收集合同材料,并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征,因此,合同主办部门在收集合同材料时,要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作,各部门相互配合、协调,确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内,将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后,存在变更、作废和解除等问题,难以确定合同最终办理时间。所以,尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案,先由合同主办部门进行收集和保管,待合同办理时间确定后,转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理,对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理,大多采用分散式归类管理,给合同档案管理带来一定难度,不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲,充分利用其管理特性,采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论,在企业合同档案管理工作中,集分式管理效果更好,更加实用,更符合企业合同管理的需求,能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。


参考文献
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[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[j].机电兵船档案,2015(4):40-43.
[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[j].商业文化月刊,2015(15):83-84.
[4] 陈健静,李珉俊.关于企业合同档案精益化管理问题与分析[j].商情,2012(32):146.

 

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