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浅谈档案信息电子化

时间:2016-08-02  作者:张艳丽

论文摘要:浅谈档案信息电子化
论文关键词:档案 信息 电子化
档案信息电子化,就是用计算机对档案文献(纸质或机读形式的)进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息以供人们利用的过程。档案信息电子化已经成为档案管理工作发展的必然趋势, 形成这一趋势的根本原因在于随着科技的进步 ,计算机得到了普及,整个社会信息化程度日益提高,在生产实践中相应生成了大量的电子档案 。尽管在电子档案应用的初期,人们往往是按照传统的档案管理模式,一般的电子档案都被打印成纸质资料进行保存,电子档案本身还缺乏足够的独立性,但2005年4月1日《电子签名法》的正式实施以后,电子档案的法律地位被法律明确规定下来了,档案信息的电子化受到了空前重视,整个档案管理模式的也相应发生了重大变化。笔者作为一名基层档案管理工作者,将就档案信息电子化在档案管理工作中的意义、当前实施档案信息电子化所存在的一些问题以及如何科学推进档案信息电子化工作等方面谈谈自己的一些陋见。

国家档案局局长毛福民曾指出档案信息化建设的重点是加强电子文件和电子档案的管理。档案信息电子化,相对于传统档案管理模式是一种超越,企业管理毕业论文在当前和未来的档案管理模式中处于一个重要环节,对于切实贯彻科学发展观,提升档案管理工作质量有着重大意义,主要体现在以下几个具体方面:
(一)档案信息电子化,可缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性。传统手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献,其对提高档案管理工作的效率起着突出作用。
(二)档案信息电子化,可充分发挥科技优势,大幅降低档案信息加工工作的成本。传统手工编研信息成果出版需要较大的成本,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。而档案信息电子化,可一次较低成本投入,多次产出,许多档案信息的开发和使用可以减少经费不足的限制,使得档案管理工作可以大幅降低档案信息加工工作的成本,档案管理工作绩效获得跨越式提升。
(三)档案信息电子化,档案信息的利用更为便利,可大大增强档案管理工作的服务功效。档案信息电子化,信息成果可无限的复制、拷贝,相对于传统的档案信息服务模式,不仅成本低,而且传递的方式也有许多革命性变化,变得非常快捷。档案信息电子化的这些优势,不但提高了档案信息的利用率,也拓宽了档案管理工作服务范围,利于发挥档案管理档案部门的服务功能。

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